各市住房城乡建设局，临沂、聊城、菏泽市自然资源和规划局：
为加强全省城建档案管理，根据《山东省住房和城乡建设厅关于公布山东省住房城乡建设系统“双随机、一公开”监管随机抽查事项清单的通知》和《山东省住房和城乡建设厅关于公布山东省住房城乡建设系统2020年度“双随机、一公开”抽查计划的通知》相关要求，2020年10月至11月，全省部署开展建设工程档案管理“双随机、一公开”监督检查。现将有关情况通报如下：
一、检查基本情况
本次建设工程档案管理“双随机、一公开”监督检查的重点是市、县城建档案主管部门城乡建设档案和地下管线工程档案管理情况及“双随机、一公开”监管工作开展情况；市、县城建档案馆（室）城乡建设档案和地下管线工程档案归集、管理情况；建设单位在建设工程竣工验收后，向当地城建档案馆（室）移交建设工程档案情况以及移交的建设工程档案规范性、完整性和及时性等相关情况。
根据各市、县（市、区）工作实际，省住房城乡建设厅确定济南、青岛、枣庄和德州4个市进行省级检查，按规定程序通过全省“双随机、一公开” 监管平台对检查对象和执法检查人员进行抽取，共抽取检查单位14家，其中未发现问题11家，发现问题责令改正或待后续处理3家。其他地市自行组织开展市级检查，抽取县市区城建档案机构58家。按照随机检查建设单位数量不低于5%的比列，全省各地市共抽取检查对象153家。其中未发现问题144家，发现问题责令改正或待后续处理9家，检查结果已全部按要求录入山东省政府部门联合“双随机、一公开” 监管平台。
从全省检查情况看，各市主管部门城建档案管理意识明显增强，城建档案归集质量明显提高，建设工程档案监管水平得到较大提升。
（一）城建档案重视程度进一步加强。近年来，各市城建档案主管部门高度重视城建档案工作，不断加强城建档案法制建设。2020年，青岛、枣庄和济宁三市分别颁布市政府规章《青岛市城乡建设档案管理办法》《枣庄市城市建设档案管理办法》和《济宁市城乡建设档案管理办法》。日照市以市长令修订颁布了《日照市城市建设档案管理办法》，将“地下管线工程竣工后，建设单位应及时向城建档案管理机构移交管线工程竣工档案”写入《日照市城市管理条例》。济南、淄博、威海、德州、聊城等市及时梳理工作规程和制度，力求适应新形势发展。在“双随机 一公开”监督检查工作中，各地提前部署，积极配合，迅速行动，对发现问题的单位积极指导，做好后续整改和处理工作，确保监督检查取得了良好效果。
（二）城建档案管理机制进一步健全。各地城建档案管理机构明确，16个设区市均设置有专门的城建档案管理机构，全省城建档案管理网络较为健全，较好地落实了城建档案管理责任。各级城建档案主管部门将城建档案工作列入部门年度工作计划，保证工作必须的经费和档案所需设施设备。在加强基础设施建设的同时，不断提升城建档案信息化水平，为城建档案工作的顺利开展提供了有力保障。
（三）城建档案管理水平进一步提升。各市城建档案管理机构积极开展城建档案业务指导、档案资料归集管理、档案利用编研等各项工作，加大建设工程档案相关法律法规宣传力度。各建设单位依法收集整理和报送建设工程档案的意识不断增强。从检查结果来看，省市抽取的167家建设单位中，未发现问题的有155家，占比接近93%，发现问题的单位（项目）为12家（个），占比7%。绝大多数建设单位和企业都能明确自身责任和义务，按照住房城乡建设部《建设工程文件归档规范》整理、报送城建档案资料，内容齐全完整，符合国家要求。
二、存在的主要问题
（一）城建档案基础配备不够扎实。按照档案馆建设国家标准和档案馆人员编制标准要求，大部分地市和县（市区）馆库建设和人员配备都不达标，在专业人员、软硬件技术保障、政策扶持上都有所欠缺。目前，各级城建档案馆馆库面积严重不足，难以满足馆藏量快速增长的需求。库房设施设备老化陈旧，难以达到“九防”要求，存在较大安全隐患。部分城建档案馆没有按规定要求配足配好相关人员，人员老龄化严重，尤其是档案专业技术人员、地下管线业务人员和信息化技术人员断层问题突出，城建档案基础工作的不牢固限制了城建档案事业长效发展。
（二）城建档案归集管理亟待规范。近年来，各地市城建档案管理部门对房屋建筑工程档案的归集管理水平进一步提升，档案归集率进一步加大，但部分重点工程档案，城乡规划、园林绿地等门类档案和地下管线档案归集和接收力度仍然薄弱。部分企业、单位对城建档案归集重视程度不足，不严格执行城建档案工作管理制度或履行城建档案交接手续，导致档案归集质量不高，个别单位存在未按规定移交城建档案等情况。
（三）地下管线档案管理仍需加强。全省16个设区市中，因地下管线管理与普查责任部门不统一，管线竣工测绘、档案收集移交及后续动态更新与维护工作差距较大。部分地市、区县新增地下管线测绘数据更新不及时；有的地下管线权属单位、管理单位不能及时向城建档案和地下管线管理机构报送更新的地下管线信息数据。前期普查数据可利用性降低，地下管线档案分散保管极大地制约了城市建设管理。
三、下一步工作要求
对于在本次“双随机 一公开”监督检查中发现的问题，各级城建档案主管部门要切实提高思想认识，坚持以此次检查为契机，进一步提高档案意识，采取有效措施，切实加以改进。
（一）坚持依法治档。新修订的《档案法》将于明年1月1日起正式施行，各级城建档案管理机构要加强组织领导，认真学习贯彻《档案法》及城建档案相关法律法规，将档案法律法规各项制度落实到城建档案工作全过程。通过法规宣贯及本部门法规制度立改废，提高各级各单位城建档案意识，依法开展档案工作， 提升为民服务的宗旨观念。
（二）抓好整改落实。针对检查过程中发现的档案归集和整理问题，各市要按照检查要求，进一步压实相关单位责任，明确完成时限，加快整改落实。已完成整改任务的，要举一反三，健全完善城建档案归档管理与档案追缴制度，做好档案介入指导服务，切实帮助企业解决问题，不断提高工程档案归档质量。对尚未整改完毕的项目、单位，依据《建筑法》《建设工程质量管理条例》等法律法规规定，启动问责和处罚程序，该处罚的坚决予以处罚，并按照有关规定列为不良信用信息，录入省、市“建筑市场监管与诚信信息一体化平台”。
（三）加大监管力度。各级城建档案主管部门要把履职工作重点放在平时，提前做好指导服务工作，在此基础上运用好检查、督导、处罚等多重手段。坚持常规档案检查和“双随机 一公开”抽查相结合，监督检查与信用联合惩戒相结合，将城建档案监管工作贯穿于整个城建档案工作流程中，通过部门信息互通共享，依托信用平台联合惩戒，督促各单位严格按规定和要求完成本单位的任务，增强监管的针对性和实效性，更好的发挥监管和服务职能。
山东省住房和城乡建设厅
2020年12月31日
